Автоматизация учета образовательных курсов
Учебный центр осуществляет учет своей деятельности по всем участникам образовательного процесса – учащимся, преподавателям, посещаемости, успеваемости, видам занятий, учебным кабинетам и пр. Чтобы вести эффективный учет перечисленного, учебному центру было бы выгодно воспользоваться программой автоматизации, упорядочивающей процедуры учета, бизнес-процессы как между учебным заведением, так и между его сотрудниками. Программа устанавливается на компьютер и имеет высокую производительность при любом количестве обрабатываемых данных, скорость ее операций не заметна глазу, отклик на запрос мгновенный. Программа для курсов состоит из трех учетных блоков, при этом работа ведется только в одном из них, поэтому пользователи, с учетом простого интерфейса и удобной навигации, не растеряются при выборе нужных действий – все понятно и логично. Два других блока предназначены для иных целей – в одном организовывают алгоритм учетных и счетных процедур, в том числе настраивают калькуляцию производственных операций, а во втором организуют отчетные процедуры с анализом и оценкой текущей деятельности учебного центра, которая как раз и ведется в том блоке, что открыт пользователям для работы.
Для работы каждому выдается персональный логин и пароль к нему, так как работники учебного центра имеют разные права доступа для работы в программе, который определяется логином и их полномочиями. Каждый сотрудник имеет свое рабочее пространство в программе и свои электронные отчетные файлы, закрытые для доступа другим работникам, кроме руководителя учебного центра и/или другим ответственным лицам для проверки информации пользователя на ее соответствие реальному состоянию рабочих процессов. Программа запоминает все первичные данные, что были внесены в нее сотрудниками, и последующие их изменения под логином того работника, который это внес. Все сведения в программе взаимосвязаны между собой, поэтому любое несоответствие будет оперативно выявлено. Для проверки информации, поступившей от сотрудников центра, руководителю достаточно воспользоваться функцией аудита, которая тотчас выделит все случившиеся изменения жирным шрифтом и цветом. Руководителю останется только принять эти правки или нет. При этом все данные из информационной системы, которую, по сути, представляет собой программа автоматизации, регулярно проходят через резервное копирование, поэтому хранятся долго и надежно.
В первую очередь, что делает программа автоматизации, она составляет электронное расписание, удобное и оптимальное по учету всех исходных данных, на основании которых оно и было составлено. К исходной информации относится штатное расписание преподавательского состава, служебный график работы, количество аудиторий, их параметры и время занятости. Само расписание сформировано в формате окон, открытым для каждого учебного кабинета отдельно с перечислением дней недели и времени начала занятий в каждом из них. Против каждого времени начала указана группа, чьи занятия запланированы на этот час, наименование занятий, преподаватель и количество человек в группе.
По окончании занятия педагог отмечает в своем электронном журнале отсутствующих, и в расписании автоматически рядом со списочным количеством появляется число реально присутствовавших. Это первый уровень контроля над посещениями. Второй уровень, более точный и независимый от журнала преподавателя, – это штрихкод, нанесенный на именную карту учащегося, которая может быть внедрена учебным центром, так как имеет свои преимущества и не только в контроле над посещаемостью. Во-первых, сканирование штрихкода позволяет подтвердить личность владельца, так как вся информация о нем выводится на экран, вплоть до изображения – программа при регистрации клиента в клиентской базе прикрепляет к его профайлу фотографию, сделанную веб-камерой, равно как и другие рабочие документы, что были оформлены центром за весь период взаимодействия с учеником, в том числе квитанции. Во-вторых, если учебный центр пользуется накопительной системой скидок или бонусов, штрихкод всегда отобразит их количество при очередной оплате за курс.
